Salassapitosopimus

Salassapitosopimus on tarpeen aina, kun yritys luovuttaa liikesalaisuuden luonteisia tietoja yrityksen ulkopuolisille tahoille. Salassapitosopimus on tarkoin sovitettava vastaamaan tilannetta, jotta siitä olisi todellisuudessa hyötyä. Kannattaa silti muistaa, että salassapitosopimus sitoo vain sen osapuolia.

Vaikka liikesalaisuuden oikeudeton käyttö onkin jopa rikoksena rangaistavaa, rikosoikeuteen ja yleiseen liikesalaisuuksien suojaan ei kannata liikaa luottaa liikesalaisuuksien varmistamisessa. Ne eivät turvaa esimerkiksi sellaista kilpailijaa vastaan, joka ei tiedä tietojen tulleen julkisuuteen oikeudettomasti.

Pelkkä salassapitosopimus ei kuitenkaan riitä. Tarvitaan myös tiedonvaihdon dokumentointi.

Salassapitosopimuksen sisältö

Tehokas salassapitosopimus määrittelee paitsi osapuolet, myös ne tahot, joille tietoja saadaan luovuttaa. Nämä on yksilöitävä riittävän tarkoin, mutta ei siten, että tietoja voi todellisuudessa käsitellä vain sopimusta rikkomalla. Käytännössä tämä edellyttää tietoja käsittelevien tahojen tunnistamista. Esimerkiksi yrityskaupassa tietoja saattavat käsitellä mm. tietoja saaneen osapuolen apuna olevat erilaiset tahot kuten arvonmäärityksen ja muiden laskelmien tekijät, kohdeyrityksen ostajanpuolesta tarkastavat (due diligence-vaiheessa), neuvotteluissa avustavat sekä asiakirjoja laativat tahot, ja usein myös ostajan tilintarkastajat. Toisinaan, kun riittävän tarkka määrittely on vaikeaa, vaaditaan tietoja saavaa osapuolta vaatimaan salassapitosopimus kaikilta niiltä tahoilta, joille tämä tietoja luovuttaa, kuten yrityksen ulkopuolisille avustajilleen.

Luovutettavat tiedot on luonnollisesti määriteltävä. Tässä on pyrittävä tarkkuuteen, mikäli se vain on mahdollista. Usein tämä tapahtuu käänteisesti, ilmoittamalla minkälaiset tiedot eivät kuulu salassapitosopimuksen piiriin. Näiden salassapidon poikkeusten tulee olla tarkkarajaisia ja mahdollisimman suppeita.

Yleensä salassapidettävät tiedot rajataan niin, että vaikutuspiirin ulkopuolelle jäävät

  1. julkisesti saatavilla olevat tiedot, joiden saatavuus ei johdu salassapitovelvollisuuksien rikkomisesta
  2. tiedot, jotka olivat vastaanottajalla jo ennen niiden saamista sopimuskumppanilta
  3. kolmannelta taholta saadut tiedot, joiden luovutukseen ei liity salassapitovelvotteiden rikkomista
  4. tiedot jotka ovat sopimuskumppanin itsensä tuottamia.

Sopimuskumppanin itsensä tuottamien tietojen määrittely on altis väärinkäytöksille. Siksi se joskus korvataan siten, että vaaditaan tietojen vastaanottajalta kirjallista näyttöä siitä, että tiedot olivat vastaanottajalla jo ennen niiden saamista sopimuskumppanilta.

Mitä tietoja saadaan tai luovutetaan on olennaisen tärkeää. Hyvässä salassapitosopimuksessa sovitaan myös velvollisuudesta pitää kirjaa tiedoista ja niiden käytöstä.

Tietojen luvallinen käyttö on myös määriteltävä, mieluiten sekä asiallisesti että ajallisesti. Liian laaja käyttöala, vaikka vain tietoja saavassa yrityksessä on ongelma. Lisäksi tietojen salassapidettävyys käytännössä heikkenee, jos vastaanottanut yritys voi käyttää niitä muuhunkin kuin vain yhteen nimenomaiseen suppeasti rajattuun tarkoitukseen. Niistä tulee helposti "yrityksen itsensä tuottamia" siitä yksinkertaisesta syystä, että hetken päästä kukaan ei muista mistä ne olivat peräisin, ellei se ole ilmeistä.

Entä jos salassapitosopimusta rikotaan? Rikkomuksen näyttäminen ei ole aina helppoa. Siksi useinmiten turvaudutaan käännettyyn todistustaakkaan sopimustekstissä. Tiedot saanut nimittäin kykenee usein helpostikin näyttämään todennäköiseksi, että tiedot eivät ole vuotaneet sen laiminlyönnistä. Täyden varmuuden tavoittelu on usein mahdotonta.

Tavallisesti sopimusrikkomuksen seurauksena on vahingonkorvausvelvollisuus. Ongelmana tietojen suhteen on, että vahingon näyttäminen voi olla ongelmallista. Tiedon vuotaminen on saattanut esimerkiksi johtaa patenttihakemuksen hylkäämiseen. Kun keksinnön arvon määritteleminen on ongelmallista muutenkin, hyödyntämisen vaikeutumisen arvon määritteleminen on vielä ongelmallisempaa. Tämä esimerkki on vielä ongelmien yksinkertaisemmasta päästä.

Eräs mahdollisuus on sopimussakko. Sopimussakon kytkeminen salasspitosopimuksen noudattamiseen edellyttää kuitenkin hyvin tarkkaa sopimusta, sillä sopimussakon sitominen yleisen tason lausekkeisiin tuottaa omat ongelmansa, toisaalta lausekkeen täytäntöönpanokelpoisuuden kohdalla ja toisaalta sopimuskumppanin haluttomuudessa suostua uhkaavalta näyttävään sopimussakkoon. 

Kansainvälisiä ulottuvuuksia omaavissa tilanteissa on tärkeä, että tiedon luovuttajalle taataan oikeus vaatia tiedon käytön keskeyttämistä, vaikka tämä tuntuu helposti itsestään selvyydeltä Suomessa. Samoin tärkeää on, että erilaisten turvaamistoimenpiteiden hyväksyttävyys ja niiden kohtuullisena pitäminen ovat myös sopimuksessa. Turvaamistoimet kannattaa määritellä selkeästi, jotta ne ovat täytäntöönpantavissa myös muissa maissa. Kansainvälisissä sopimuksissa on aina muistettava lainvalintaa ja oikeuspaikkaa koskevat kohdat.

Tiedonvaihdon dokumentointi

Jotta salassapitosopimuksella olisi jokin arvo tilanteessa, jossa sitä epäillään rikotun, ensimmäinen kysymys on, mitä tietoa on vastapuolelle annettu tai mitä tältä on saatu. Usein jo tässä vaiheessa voi selkeän tiedonvaihdon dokumentoinnin perusteella osoittaa, että esitetty loukkausväite on perätön. Jollei ole toiselta saanut tietoa (jota väitetään käytetyn väärin), asian pitäisi olla selvä.

Toisaalta, ellei oma yritys noudata tietojenvaihdon kirjaamisessa selkeää toimintatapaa, voi olla vaikea näyttää uskottavasti, että toinen käyttää oikeudettomasti hyväkseen juuri sitä informaatiota, jonka oma yrityksesi on luovuttanut.

Erityisesti kansainvälisissä yhteyksissä tiedonvaihdon dokumentoinnilla on suuri merkitys. Asia tulee usein vastaan silloin, kun hyvin alkanut yhteistyö ei toimikaan, vaan syystä tai toisesta on käännyttävä uuden kumppanin puoleen. Tällöin aiemmalle yhteistyötaholle saattaa tulla epäilys tietojen väärinkäytöstä. Jos tietojenvaihdon dokumentointi on jätetty tekemättä, tilanteesta saattaa tulla tukala.

Tiedonvaihdon dokumentointiin ei ole yhtä oikeaa tapaa. Dokumentointiin voi olla aiheellista kytkeä myös tiedon käytön dokumentointi. Parhaat tekniikat edellyttävät vastapuolen nimenomaista ilmoitusta vastaanotetusta aineistosta (ehkä jopa allekirjoituksen kera). On tärkeää valita jokin yrityksen tarpeisiin sopiva toimintatapa, ja myös käytännössä noudattaa sitä.

--

Andoms Lakiasiat Oy toimii koko Etelä-Suomessa, vaikka käytännön syistä keskeisimmäksi toimialueeksi on muodostunut Uusimaa. Asiakkaita on Uudellamaalla seuraavissa kunnissa: Helsinki, Espoo, Vantaa, Kirkkonummi, Siuntio, Nurmijärvi, Kerava, Järvenpää, Tuusula.

Yritysten lakiasioissa emme rajoita toimialuettamme. Yrityskaupoissa ja sopimusasioissa olemme toimineet myös ulkomaisten tahojen kanssa hyvällä menestyksellä.

Puhelin 040 586 7005

Neidonkalliontie 22, 02400 Kirkkonummi

Andomsin verkkosivut on tarkoitettu vain informaatioksi. Sivuilla esitettyyn ei pidä luottaa oikeudellisena tai liikkeenjohdollisena neuvona eikä sivuja pidä käyttää päätösten tai toimien perusteena. Neuvomme ja avustamme mielellämme ratkaisujen tekemisessä riittävän tietoaineiston pohjalta.© Andoms Lakiasiat Oy 2017